home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Merciful 2 / Merciful - Disc 2.iso / software / l / lsddoc's_disk_064.dms / lsddoc's_disk_064.adf / DataStore1.1.doc / DataStore1.1.doc
Text File  |  1995-12-17  |  60KB  |  1,726 lines
  1.                               DATASTORE 1.1
  2.                           Database For the Amiga
  3.                            Digita International
  4.  
  5.                      Typed and Edited By DIT 15-11-95
  6.  
  7.  
  8. ----------
  9.  CONTENTS
  10. ----------
  11.  
  12.  Welcome to Datastore
  13.       Machine Requirements ........................................4
  14.  What is a Database ...............................................5
  15.  How to use this Book
  16.       Mouse Pointer Commands ......................................7
  17.       Mouse Pointer Shapes ........................................7
  18.  How to Get Help
  19.       Using Datastore`s On-line Help System .......................8
  20.       Product Support and Registration ............................8
  21.  Preparing to Use Datastore
  22.       What You Should Already Know ................................9
  23.       Make Backups ................................................9
  24.  Installing Datastore
  25.       Floppy Disk Users ...........................................10
  26.       Hard Disk Users .............................................10
  27.  Starting Datastore ...............................................12
  28.  Tutorial 1- Your First Steps
  29.       1.1  What`s on the Screen ...................................13
  30.       1.2  Creating a Database ....................................14
  31.       1.3  Getting Help ...........................................14
  32.  Tutorial 2- Creating a Simple Address Book
  33.       2.1  Creating Fields ........................................16
  34.       2.2  Saving Your Database ...................................18
  35.       2.3  Changing The Format of a Field .........................19
  36.       2.4  Creating a Title .......................................20
  37.       2.5  Using a Simple Address Book ............................21
  38.       2.6  Inserting Some Addresses ...............................21
  39.       2.7  Browsing The Records ...................................22
  40.       2.8  Sorting Records ........................................23
  41.       2.9  Finding a Record .......................................24
  42.       2.10 Using Reports to View The Database .....................24
  43.       2.11 Quitting Datastore .....................................26
  44.  Tutorial 3 - Advanced Features
  45.       3.1  Changing a Record Design ...............................27
  46.       3.2  Saving The Database Using a Different Name .............29
  47.       3.3  Creating New Fields ....................................29
  48.       3.4  Validating Fields Entries ..............................33
  49.       3.5  Viewing Sets of Records ................................35
  50.       3.6  Using a Query ..........................................37
  51.       3.7  Using Reports ..........................................37
  52.       3.8  Applying a Query to a Report ...........................38
  53.       3.9  Protecting The Database ................................39
  54.       3.10 Using Librarian ........................................40
  55.       3.11 EasyStart Templates ....................................40
  56.       3.12 Creating a New Datastore File From a Subset of Records .41
  57.  Using Datastore With Other Programs
  58.       Importing ...................................................42
  59.       Exporting ...................................................42
  60.  Terms And Conditions of Sale .....................................44
  61.  
  62.  
  63. ----------------------
  64.  Welcome to Datastore
  65. ----------------------
  66.  
  67.  Welcome to Datastore.
  68.  
  69.  It is important to return your registration card (postage paid) so that 
  70. we can keep you informed as upgrades become available. We invite you to 
  71. send us your comments about Datastore and ideas for new features that you 
  72. would like to see in the future.
  73.  
  74.  This instruction book contains tutorials about Datastore. More detailed 
  75. information is provided by the AmigaGuide Help system. To view the help, 
  76. just press the Help key once you have started Datastore.
  77.  
  78.  Machine Requirements
  79.  
  80.  To use Datastore, this is the minimum Amiga configuration you'll need:
  81.  
  82.  * An Amiga A1200
  83.  * One or more floppy disk drives, or a hard disk drive.
  84.  
  85.  The number of fields and the number or records you can create is limited 
  86. only by the amount of available memory fitted to your Amiga and the amount 
  87. of free disk space.
  88.  
  89.    REGISTER NOW
  90.  
  91.  Complete and post your prepaid registration card and get:
  92.  * Free technical support by facsimile and post.
  93.  * Special software offers.
  94.  * Notification of upgrades.
  95.  
  96.  Page 4
  97.  
  98. ---------------------
  99.  What Is A Database?
  100. ---------------------
  101.  
  102.  A database is a software program which lets you store and organise 
  103. information on a computer. The main advantage is that once added, the 
  104. information can be easily accessed and manipulated.
  105.  
  106.  To use a database like Datastore effectively, it is important to 
  107. understand some of the basic computer terminology:
  108.  
  109.  NAME     MEANS
  110.  
  111. File      This is the container which holds the data (information).
  112.           In a file, the data is divided into sections, or records.
  113.  
  114. Record    This is one section of the file (usually one page). A record
  115.           is divided into elements, or fields.
  116.  
  117. Field     This is an element (usually one line) within the record.
  118.  
  119.  For example, a file would contain all of the people, a record contains 
  120. one person, and each field contains one part of the person's details.
  121.  
  122.  With  Datastore, you can easily open, save and close any number of files 
  123. from the Project menu. When you open a file, the first record appears on 
  124. the screen and you scroll through the other records using the Record 
  125. Browser palette (the icons work like the controls on a VCR).
  126.  
  127.  Page 5
  128.  
  129.  See Fig 0-1 Datastore with Address Book template open
  130.  
  131.  You can see that the data is divided into fields.
  132.  
  133.  To add new records you use the "Insert Record" command (Record menu), or 
  134. click the Insert icon on the "Record Browser" palette. A new record 
  135. appears on the screen with empty fields, ready for you to type new data.
  136.  
  137.  To change a file (for example, to add new fields or alter the appearance 
  138. of the record), or if you want to create a new file, use the "Change 
  139. Design" command (Edit menu). A range of commands becomes available (Design 
  140. menu) and the "Design Tools" palette appears. You can freely create, 
  141. alter, re-size or remove fields, and create other items such as boxes and 
  142. pictures.
  143.  
  144.  When you have finished, use the "Edit Records" command (Edit menu) to 
  145. switch off the design tools and return to the database.
  146.  
  147. Page 6
  148.  
  149. ----------------------
  150.  HOW TO USE THIS BOOK
  151. ----------------------
  152.  
  153.  The best way to learn Datastore quickly is by following the Tutorials 
  154. Sections. The tutorials centre on specific features of Datastore, relevant 
  155. to the task required.
  156.  
  157.  However, before you start reading any more, it is important to understand 
  158. typographic conventions used in this book:
  159.  
  160.  CONVENTION          Means
  161.  
  162. Italics type         Indicates words or characters you type. For
  163.                      example, "type mydata in the File text gadget".
  164.                      They are also used to indicate program or disk
  165.                      names. For example, "use the INSTALL program,
  166.                      which is on your DSINSTALL disk".
  167.  
  168. *                    Asterisk lists provide information.
  169.  
  170. Shortcut keys        Right Amiga-S, for example, is a combination
  171.                      keypress. This means hold down the Right Amiga key
  172.                      and press the S key. Then release both keys.
  173.  
  174. Selection button     The left mouse button on the mouse. Used to click,
  175.                      double-click and drag items with the pointer.
  176.  
  177.  Menu button         The right mouse button on the mouse. Used to
  178.                      reveal the menu bar and choose menu commands with
  179.                      the pointer.
  180.  
  181.  Insertion point (€) Square block which indicates the current editing
  182.                      position in a field.
  183.  
  184.  Mouse Pointer Commands
  185.  
  186.  Point               Position the pointer on an item.
  187.  
  188.  Click               Point to an item, and then quickly press and
  189.                      release the Selection button.
  190.  
  191.  Double-click        Point to an item, and then quickly press and
  192.                      release the Selection button twice.
  193.  
  194.  Drag                Point to an item. Press and hold the Selection
  195.                      button as you move the mouse to a new location.
  196.                      Then release the mouse button.
  197.  
  198.  Mouse Pointer Shapes
  199.  
  200.         When                            Does
  201.  
  202.  I      I_beam pointer in field         Type into a field
  203.  
  204.        Arrow pointer in menu bar,      Choose from menus (with the
  205.         inactive window, scrollbar,     menu mouse button depressed).
  206.         Toolbar or ruler                Click buttons on the Toolbar
  207.                                         and requesters. Select and move
  208.                                         fields and shapes.
  209.  
  210.  +     Cross hair along sides and       Create and size items.
  211.        corners of frames and shapes
  212.  
  213. <->    2-way pointer along sides        Resize items.
  214.        and corners of frames and shapes
  215.  
  216.  
  217.  Page 7
  218.  
  219. -----------------
  220.  How to Get Help
  221. -----------------
  222.  
  223.  Using Datastore`s On-Line Help System
  224.  
  225.  Any time you want information about a command or option, you can ask 
  226. Datastore for help.
  227.  
  228.  Press the menu button (Right Mouse button) and move the arrow pointer 
  229. over the menu command with which you want help.
  230.  
  231.  With the command highlighted (and the menu button still depressed), press 
  232. the Help key on the keyboard (floppy disk users may be prompted to insert 
  233. another disk).
  234.  You can also ask Datastore for help by pressing the Help key.
  235.  
  236.  Product Support And Registration
  237.  
  238.  When you choose Digita, you`re getting more than just a great product, 
  239. you`re getting a company committed to providing the best possible customer 
  240. service and support for your product. We want to get the most from your 
  241. Digita software. As a registered user, we'll help you get it.
  242.  
  243.  If you have any question about Datastore, first look in this book, or 
  244. consult Datastore`s on-line help system. If you cannot find the answer, 
  245. contact Digita:
  246.  
  247.  * For technical support call 0891 616 944
  248.    This is a available to registered Datastore users from 11AM until
  249.    5PM. Calls are charged at 36p per minute cheap rate and 48p per
  250.    minute at all other times. Be sure to ask permission of the
  251.    telephone owner before calling.
  252.  
  253.  * Enclosing a stamped self-addressed padded envelope, write to Digita
  254.    Technical Support Division, Black Horse House, Exmouth EX8 1J
  255.    ENGLAND, or fax 01 395 268 893.
  256.  
  257.  * Mail Digita on CIX - mailbox digita@cix. There is one open
  258.    conference, digita, and a closed conference for registered users,
  259.    digita.tech.
  260.  
  261.  * Mail Digita on Internet - mailbox support@digita.demon.co.uk.
  262.  
  263.  * Mail Digita on Compuserve - mailbox 100031, 3032
  264.  
  265.  * For general enquires only, call 01 395 270 273.
  266.  
  267.  Before contacting technical support, check the Troubleshooting  Section 
  268. in the Datastore on-line help system (Help menu).
  269.  
  270. -----------------------------------------------------------------------
  271. IMPORTANT Under no circumstances can we provide either telephone or 
  272. written product support to unregistered users.
  273. -----------------------------------------------------------------------
  274.  
  275.  Page 8
  276.  
  277. ----------------------------
  278.  Preparing to Use Datastore
  279. ----------------------------
  280.  
  281.  What You Should Already Know
  282.  
  283.  To set up Datastore on your Amiga, you need an understanding of basic 
  284. Amiga concepts. Before you begin, you should know how to:
  285.  
  286.  * Use icons on the Amiga Workbench.
  287.  
  288.  * Use the mouse to point, drag, click and double-click.
  289.  
  290.  * Start and quit applications using Workbench
  291.  
  292.  * Initialize (format) and copy disks using the Shell and Workbench.
  293.  
  294.  * Open, copy, and delete Amiga files and disks from Workbench.
  295.  
  296.  * Select menus, pull down menus and choose commands.
  297.  
  298.  * Scroll in windows, and resize and re-position windows.
  299.  
  300.  * Use requesters and requester gadgets (more information is contained
  301.    in the Datastore on-line help).
  302.  
  303.  If you are not familiar with these terms or processes, see your Amiga 
  304. owner`s guide.
  305.  
  306.  Make Backups
  307.  
  308.  You have been provided with one master disk. It`s important to work with 
  309. a copy of your Datastore disk rather than the original. If a copy is 
  310. damaged or lost, you can go back to the original and make another copy.
  311.  
  312.  step 1
  313.  
  314.  Make backup copies of your master disk. Before copying the master disks, 
  315. slide up the small tab (if it exists) in the upper-left corner on the back 
  316. of each disk so that it is in the uppermost position (the tab will no 
  317. longer be visible from the front side of the disk). This locks information 
  318. on the disk, preventing accidental deletion of files and documents.
  319.  
  320.  step 2
  321.  
  322.  Now copy each disk as follows. Switch on your Amiga and insert the disk 
  323. titled Workbench. Double-click the Workbench disk icon, double-click the 
  324. System drawer, and the n double-click the Shell icon.
  325.  
  326.  Type Sys:System/diskcopy from df0: to df0: and press the Return key (be 
  327. sure to type zero, not the letter o).
  328.  
  329.  step 3
  330.  
  331.  Now place the original master disk in the internal disk drive and when 
  332. prompted, press the Return key. Follow the on-screen instructions.
  333.  
  334. -----------------------------------------------------------------------
  335. IMPORTANT  If you make backups from Workbench be sure to rename the backup 
  336. disks removing copy_of_ and make sure there are no hidden spaces contained 
  337. in the disk titles.
  338. -----------------------------------------------------------------------
  339.  
  340.  Page 9
  341.  
  342. ----------------------
  343.  Installing Datastore
  344. ----------------------
  345.  
  346.  You need to install Datastore once before you can use it. Once Datastore 
  347. has been successfully installed, you do not need to repeat the process.
  348.  
  349.  Floppy Disk Users
  350.  
  351.  You need to have the following items before you can begin:
  352.  
  353.  * A backup copy of your Datastore master disk (to make a backup copy,
  354.    follow the procedures outlined in section "Preparing to Use
  355.    Datastore").
  356.  
  357.  * Two blank floppy disks onto which Datastore will be installed.
  358.  
  359.  Throughout this procedure you will be prompted to change disks as 
  360. necessary (for example, Insert volume Datastore in any drive).
  361.  
  362.  step 1
  363.  
  364.  Switch on your Amiga and insert the disk titled DSInstall.
  365.  
  366.  step 2
  367.  
  368.  When the Workbench screen appears, double-click the Dsinstall disk icon, 
  369. and then double-click the Install Datastore icon.
  370.  
  371.  Step 3
  372.  
  373.  Before the installation begins, you will be asked to specify your 
  374. knowledge of the Amiga:
  375.  
  376.  Novice            A basic installation is automatically performed for
  377.                    you. From time-to-time the installer may ask you to
  378.                    insert other disks.
  379.  
  380.  Intermediate
  381.  and Expert        A basic installation is automatically performed for
  382.                    you. Occasionally, you may be asked to make certain
  383.                    choices that will affect the installation.
  384.  
  385.  Click Proceed to start the installation and follow the on-screen 
  386. instructions.
  387.  
  388.  step 4
  389.  
  390.  When prompted, select the radio button titled "On Floppy Disks" and then 
  391. click the Proceed button to start the installation process. Installing 
  392. onto floppy disk may take some time as the installer need to create two 
  393. disks for you to use.
  394.  
  395. -----------------------------------------------------------------------
  396. IMPORTANT If you get a message to insert a disk which is already in the 
  397. drive, then the disk is incorrectly titled and need s renaming.
  398. -----------------------------------------------------------------------
  399.  
  400.  A message will appear to confirm that the installation has been 
  401. successfully completed. Now reset your Amiga with the disk titled 
  402. Datastore in the internal drive and refer to the section "Starting 
  403. Datastore".
  404.  
  405.  Hard Disk Users
  406.  
  407.  You will need a minimum of 2MB of disk space to install Datastore to hard 
  408. disk.
  409.  
  410.  This installation copies Datastore into a drawer titled Datastore on your 
  411. hard disk. Within this drawer, the installer will copy the Datastore 
  412. EasyStart Templates, icons, and the Datastore help files.
  413.  
  414.  Page 10
  415.  
  416.  step 1
  417.  
  418.  Switch on your Amiga and insert the disk titled DSInstall.
  419.  
  420.  step 2
  421.  
  422.  When the Workbench screen appears, double-click the Dsinstall disk icon, 
  423. and then double-click the Install Datastore icon.
  424.  
  425.  Step 3
  426.  
  427.  Before the installation begins, you will be asked to specify your 
  428. knowledge of the Amiga:
  429.  
  430.  Novice           A basic installation is automatically performed for
  431.                   you. From time-to-time the installer may ask you to
  432.                   insert other disks.
  433.  
  434.  Intermediate
  435.  and Expert       A basic installation is automatically performed for
  436.                   you. Occasionally, you may be asked to make certain
  437.                   choices that will affect the installation.
  438.  
  439.  Click Proceed to start the installation and follow the on-screen 
  440. instructions.
  441.  
  442.  step 4
  443.  
  444.  When prompted, select the radio button titled "On A Hard  Disks" and then 
  445. click the Proceed button to start the installation process.
  446.  
  447.  step 5
  448.  
  449.  Novice users only - the installer will install Datastore onto your hard 
  450. disk. At the end of the installation, you will be told where the Datastore 
  451. drawer containing the Datastore program is situated. (On most hard disks, 
  452. this will be in the partition titled Work.
  453.  
  454.  However, if a partition of this name does not exist, the installer will 
  455. make an informed guess.)
  456.  
  457.  A message will appear to confirm that the installation has been 
  458. successfully completed. Now reset your Amiga as usual (ensuring that no 
  459. Datastore disks are in the internal drive) and refer to the section 
  460. "Starting Datastore".
  461.  
  462.  Intermediate or Expert users - the installer will ask you to select the 
  463. destination for Datastore (where you wish the Datastore program and files 
  464. to be located on your hard disk). Insert the appropriate disks as 
  465. requested.
  466.  
  467.  You will also need about 25k disk space in your System partition for 
  468. Datastore fonts and other files.
  469.  
  470. -----------------------------------------------------------------------
  471. IMPORTANT If you get a message to insert a disk which is already in the 
  472. drive, then the disk is incorrectly titled and needs renaming.
  473. -----------------------------------------------------------------------
  474.  
  475.  A message will appear to confirm that the installation has been 
  476. successfully completed. Now reset your Amiga with the disk titled 
  477. Datastore in the internal drive and refer to the section "Starting 
  478. Datastore".
  479.  
  480.  Page 11
  481.  
  482. --------------------
  483.  Starting Datastore
  484. --------------------
  485.  
  486.  Floppy Disk Users
  487.  
  488.  Insert the disk titled Datastore into the internal disk drive and switch 
  489. on your Amiga
  490.  
  491. ------------------------------------------------------------------------
  492. IMPORTANT Be sure to use the Datastore disk, not your DSInstall disk or 
  493. the Amiga Workbench disk.
  494. ------------------------------------------------------------------------
  495.  
  496.  To start Datastore, double-click the Datastore icon and then double-click 
  497. the Datastore program icon (you may be prompted to swap disks, this is 
  498. normal as Datastore searches for files located on other disks).
  499.  
  500.  Hard Disk Users
  501.  
  502.  Double-click the Datastore icon located in the Datastore drawer on your 
  503. hard disk.
  504.  
  505.  Personalising Datastore
  506.  
  507.  The first time you start Datastore, you will be prompted to type:
  508.  
  509.  * Your name.
  510.  
  511.  * The name of your organisation. (If this is not applicable, type your
  512.    name again.)
  513.  
  514.  * Your licence number (this appears on your registration card).
  515.  
  516.  Click OK.
  517.  
  518.  You must type information in all three boxes.
  519.  
  520. -----------------------------------------------------------------------
  521. IMPORTANT Don`t forget to return the prepaid registration card. Only 
  522. registered Datastore users receive technical support and special upgrade 
  523. discounts.
  524. -----------------------------------------------------------------------
  525.  
  526.  Once you have personalised the program, your mane and details will appear 
  527. every time you start Datastore, confirming that you are a licensed user. 
  528. If you do not personalise Datastore correctly, you will be returned to the 
  529. Workbench screen.
  530.  
  531.  Page 12
  532.  
  533. -------------------------------
  534.  Tutorial 1 - Your First Steps
  535. -------------------------------
  536.  
  537.  This tutorial assumes you have:
  538.  
  539.  * Successfully installed Datastore.
  540.  
  541.  * Personalised copy of Datastore.
  542.  
  543.  * Double-clicked the READ.ME document (which if it exists, will be on
  544.    the disk titled DSInstall).
  545.  
  546.  * Started Datastore by double-clicking the icon titled Datastore.
  547.  
  548.  This is what should be on screen:
  549.  
  550.  See Fig 1-1 Datastore opening screen
  551.  
  552.  If you cannot get this screen, refer to the previous sections.
  553.  
  554.  1.1 What`s on The Screen
  555.  
  556.  Close Gadget: Closes the database file (window).
  557.  Title Bar: This shows the program name, version number and copyright
  558. owner.
  559.  Window Zoom: Toggles between maximum and minimum window size.
  560.  Depth Gadget: This gadget moves the front screen backwards.
  561.  Scroll Bars and Scroll Arrows: The scroll bars are displayed on the right 
  562. and across the bottom of the database window. The scale of the box within 
  563. the scroll bar is directly proportional to the length and width of the 
  564. record. You can move about the record by dragging the solid box, clicking 
  565. each side of the box, or using the scroll arrows.
  566.  Sizing Gadget: Drag this gadget to re-size the window.
  567.  Working Record Area: This is shown by the white area on a blue background 
  568. and represents the record area on which you create your database record.
  569.  Design Tools: A floating palette of icons used for creating elements on 
  570. your record.
  571.  
  572.  Page 13
  573.  
  574.  Toolbar: The toolbar is a group of icons to the left of the page. It 
  575. allows you to select various commands just by clicking the icon (each icon 
  576.  
  577.  See Fig Icons Toolbar Icons
  578.  
  579. is explained on the rear of the operating book).
  580.  Status Bar: Displays information about the current mode of operation. 
  581. During lengthy operations, Datastore will display messages here about its 
  582. progress.
  583.  
  584.  See Fig 1-2 Choosing Datastore commands, pop-down menus
  585.  
  586.  Menu Bar: The menu bar is shown by pressing and holding the menu button 
  587. (Right Mouse Button). It appears in place of the title bar as long as the 
  588. menu button is depressed.
  589.  
  590.  To choose a command from a menu, press and hold the menu button, and then 
  591. move the arrow pointer over the menu you want (Project menu, for example). 
  592. The full command list will then pop-down, and with the menu button still 
  593. depressed, move the arrow pointer down the list until its over the command 
  594. you want. Then, release the menu button to choose that command (Save, for 
  595. example).
  596.  
  597.  1.2 Creating a Database
  598.  
  599.  When you start Datastore, the record window appears, "untitled", and you 
  600. are placed in Design mode. Before you can start adding information (using 
  601. the "Edit Records" command, Edit menu), you have to create at least one 
  602. field in the record.
  603.  
  604.  1.3 Getting Help
  605.  
  606.  Anytime you want information about a command or option, you can ask 
  607. Datastore for help. Choose the menu command you want help with, but before 
  608. releasing the mouse button press the Help key (floppy disk users may be 
  609. prompted to insert the appropriate disk).
  610.  You can also ask Datastore for help by pressing the Help key.
  611.  
  612.  Page 14
  613.  
  614.  See Fig 1-3 Getting Help
  615.  
  616. The Buttons
  617.  
  618.  Contents: Click to reveal help contents list.
  619.  Index: This option is permanently unavailable.
  620.  Help: Click to display help about how to use the on-line AmigaGuide help 
  621. system (this button may be dimmed on some versions of Workbench).
  622.  Retrace: Steps backwards through the help topics previously selected.
  623.  Browse <: Steps to the previous section of the topic.
  624.  Browse >: Steps to the next section of the topic.
  625.  
  626.  Each help topic has further cross references, which are accessed by 
  627. clicking their button in the text.
  628.  
  629.  The Help window can be re-sized and moved like any other.
  630.  
  631.  Click the close gadget to close the Help window.
  632.  
  633.  (As AmigaGuide menus vary depending on the version of Workbench they are 
  634. not documented in this book.)
  635.  
  636.  Datastore Requesters
  637.  
  638.  For help on how to use the requesters and gadgets in Datastore, use the 
  639. AmigaGuide on-line help system.
  640.  
  641.  Choose Contents (Help menu), click the "Datastore Basics" button, and 
  642. then click the button titled "How To Use Datastore Requesters".
  643.  
  644.  Page 15
  645.  
  646. ---------------------------------------------
  647.  Tutorial 2 - Creating a Simple Address Book
  648. ---------------------------------------------
  649.  
  650.  When you start Datastore, you start in `design mode`. A blank record with 
  651. a grid appears on screen, called "untitled", which is framed on the left 
  652. and top by rulers, and the "Design Tools" palette appears in a floating 
  653. window. You use the `design mode` to create elements on your record. This 
  654. is how the "Design Tools" palette works:
  655.  
  656.  See Fig 2-0 Design Tools palette
  657.  
  658.  2.1 Creating Fields
  659.  
  660.  step 1
  661.  
  662.  By default, the Arrow pointer will be selected, so click the Field tool 
  663. and drag an outline of a box on the page.
  664.  
  665.  See Fig 2-1 Creating a field
  666.  
  667.  Once created, a requester appears showing various attributes of the field 
  668. (the position and settings of the field). This type of requester is called 
  669. an Information requester.
  670.  
  671.  The name text gadget will appear active, delete the contents, type Name 
  672. and press the Return key. Then, type the following values in the gadgets 
  673. in the Position group:
  674.  
  675.  Page 16
  676.  
  677.  Position-"From Left": 1.00 in
  678.  Position-"From Top": 0.50 in
  679.  Position-Width: 5.75 in
  680.  Position-Height: 0.25 in
  681.  
  682.  Ensure the checkboxes "Show Name" and "Show Box" are selected, then click 
  683. OK.
  684.  
  685.  See Fig 2-2 Information requester
  686.  
  687.  step 3
  688.  
  689.  Now create an address field. Choose "Create Field" from the Design menu 
  690. and drag a field  outline on the record below the field you created in 
  691. step 1. Type these values in the Information requester:
  692.  
  693.  Position-"From Left": 1.00 in
  694.  Position-"From Top": 1.00 in
  695.  Position-Width: 5.75 in
  696.  Position-Height: 1.00 in
  697.  Field Settings-Name: address
  698.  Field Settings-"Show Name": On
  699.  Field Settings-:Show Box": On
  700.  Click OK.
  701.  
  702.  step 4
  703.  
  704.  Select the Field tool from the "Design Tools" palette and create a field 
  705. below the address for the year of birth. Type the following attributes in 
  706. the Information requester:
  707.  
  708.  Page 17
  709.  
  710.  Position-"From Left": 1.00 in
  711.  Position-"From Top": 2.25 in
  712.  Position-Width: 5.75 in
  713.  Position-Height: 0.25 in
  714.  
  715.  Click Apply and you will notice that the settings have been applied to 
  716. the field but the requester remains on the screen. This is so that you can 
  717. try out different values before closing the requester.
  718.  
  719.  Now type the following:
  720.  
  721.  Field Settings-Name:  YearOfBirth
  722.  Field Settings-"Show Name": On
  723.  Field Settings-:Show Box": On
  724.  Click OK.
  725.  
  726.  Notice that there are no spaces  in the field YearOfBirth. This is 
  727. because field names in Datastore cannot contain spaces. They should also 
  728. be unique. It`s worth remembering that field names are case independent, 
  729. which means Datastore considers the fields HomeAddress and Homeaddress 
  730. identical.
  731.  
  732.  If you want to use a field containing spaces, deselect the "Show Name" 
  733. check box and create a separate Caption item on the record (using the 
  734. Caption tool) to the left of the field.
  735.  
  736.  2.2 Saving Your Database
  737.  
  738.  It is important to save your file regularly. It is now time to save the 
  739. database you created. As this is the first time you save the database, you 
  740. will need to give it a name.
  741.  
  742.  step 1
  743.  
  744.  Choose Save from the project menu (single floppy disk users may need to 
  745. swap disks).
  746.  
  747.  See Fig 2-3 "Save Datastore File" requester
  748.  
  749.  Page 18
  750.  
  751.  step 2
  752.  
  753.  The "Save Datastore File" requester will appear (since the file is 
  754. untitled).
  755.  
  756.  In the File text gadget type My Address Book and click Save (if the file 
  757. already exists, you will be prompted to confirm whether you wish to over- 
  758. write it). The database stays on the screen after you save so that you can 
  759. continue working on it. Notice that the window title bar now shows the 
  760. database name.
  761.  
  762.  To save your database onto a different floppy disk, in the Drawer box 
  763. type the disk name (followed by a colon), and press the Return key. When 
  764. prompted place the new disk in a drive and type the name of your database 
  765. in the File text gadget, then click Save or press the Return key.
  766.  
  767. --------------------------------------------------------------------------
  768. IMPORTANT You need to save your work on the disk by choosing the Save 
  769. command at the end of each session. It is wise to save your database about 
  770. ever 10 minutes as you work. This ensures that your work will not be lost 
  771. if there should be a power cut or other problem causing the computer to 
  772. shut down or restart.
  773. --------------------------------------------------------------------------
  774.  
  775.  2.3 Changing The Format of a field
  776.  
  777.  The "YearOfBirth" field should only accept numbers (in this example, the 
  778. year date will always be a whole number), therefore the field needs to be 
  779. defined in terms of style and format of its contents.
  780.  
  781.  step 1
  782.  
  783.  Select the field by clicking on it with the Arrow pointer. Four small 
  784. boxes (handles) appear on each corner and another four along each edge of 
  785. the field outline. Choose Information (Design menu) to display the "Field 
  786. Information" requester.
  787.  
  788.  Page 19
  789.  
  790. step 2
  791.  
  792.  Select Number from the Type pop-up gadget in the "Field Settings" group. 
  793. This will tell the field to only accept numbers.
  794.  
  795.  step 3
  796.  
  797.  The format of the number can also be specified. Click the "Type Options" 
  798. button and the "Number Field Options" requester appears. In the list, 
  799. there are several different types of number format from which to choose. 
  800. Select "Whole Numbers" by clicking it.
  801.  
  802.  Click OK to leave the Options requester, and OK again to close the "Field 
  803. Information" requester.
  804.  
  805.  2.4 Creating a Title
  806.  
  807.  The record need a title to clearly identify which database you are using.
  808.  
  809.  step 1
  810.  
  811.  Choose "Create Other" from the Design menu and you will notice three more 
  812. menu commands appear to the right. This is called a sub-menu. With the 
  813. Menu button (Right Mouse button) still held down, move the mouse to the 
  814. right and select the Caption command.
  815.  
  816.  step 2
  817.  
  818.  Click and drag an area at the top of the record for the title. The 
  819. "Caption Information" requester will appear.
  820.  
  821.  See Fig 205 "Caption Information" requester
  822.  
  823.  Type Address Book in the "Caption Text" text gadget. Then, click the 
  824. Select button to display the font requester, Select DGSansSerif From the 
  825. first list box (you may need to scroll the list), 13 from the second list 
  826. box and click the Bold checkbox. Click OK to return to the "Caption 
  827. Information" requester.
  828.  
  829.  In the Position-"From Left" text gadget type 3.25 in and 0.00 in the 
  830. Position-"From Top" text gadget. Click Apply.
  831.  
  832.  Page 20
  833.  
  834.  The Caption will appear at the top of the record and the requester will 
  835. remain open. If the requester obscures the caption, select the requester 
  836. title bar and drag the requester out of the way.
  837.  
  838.  Select "Light Red" from the Colour pop-up and then click OK.
  839.  
  840.  2.5 Using a Simple Address Book
  841.  
  842.  Before using the newly created address book, it is necessary to switch 
  843. from "Change Design" mode to "Edit Records" mode. Records can only be 
  844. edited or browsed in "Edit Records" mode.
  845.  
  846.  Choose "Edit Records" from the Edit menu. The grid disappears and then 
  847. the record appears on the top of the stack of other records. The "Design 
  848. Tools" are replaced by the "Record Browser" palette.
  849.  
  850.  See Fig 2-6 "Edit Records" Mode
  851.  
  852.  2.6 Inserting Some Addresses
  853.  
  854.  A database consists of records of data held sequentially that can be 
  855. edited, deleted, browsed, sorted and viewed quickly and easily.
  856.  
  857.  step 1
  858.  
  859.  In the first field, Name, you will see a black rectangle. This is the 
  860. Insertion Cursor and shows the position that text will appear when you 
  861. type.
  862.  
  863.  Step 2
  864.  
  865.  Type Bertrand Russell and press the Tab key to move onto the next field 
  866. (address).
  867.  
  868.  Type 5 Philosophers Close and press the Return key to create a new line. 
  869. Type Verse Town, press the Return key, type England and then press Tab to 
  870. move onto the last field. Lastly type 1872 in the "YearOfBirth" field, and 
  871. then press Tab to complete this record.
  872.  
  873.  Page 21
  874.  
  875.  step 3
  876.  
  877.  Insert another record, choose "Insert Record" from the Record menu or 
  878. click the "Insert Record" tool on the "Record Browser" palette. Again, you 
  879. will be presented with an empty record and the cursor will be in the first 
  880. field. Add the following record:
  881.  
  882.  Name: John Stuart Mill and press Tab.
  883.  
  884.  Address: Philosph Manor and press the Return key.
  885.                 Cornwall and press the Return key.
  886.                  England and press Tab.
  887.  YearOfBirth: 1806 and Press Tab.
  888.  
  889.  Now add these records:
  890.  
  891.  (The Character  means press Tab and ¶ means press the Return key.)
  892.  
  893.  NAME                 ADDRESS                               YearOfBirth
  894.  
  895.  Descartes           Flat 3b¶Philosophical Flats¶Greece    1596
  896.  Ralph Waldo Emerson The Writers Cottage¶Philoside¶England 1803
  897.  Martin Luther King  19 Speech Close¶The Suburbs¶USA       1929
  898.  
  899.  It is a good time to save your database again. Choose the Save command 
  900. from the Project menu to save the database to the same place and using the 
  901. same name specified previously. Notice that no file requester appeared, 
  902. this is because the file now has a name. If you want to give the file a 
  903. new name or wish to save it to a different place, choose "Save As" 
  904. (Project menu) instead.
  905.  
  906.  2.7 Browsing The Records
  907.  
  908.  You now have a small database with five records in it. These records can 
  909. be viewed on at a time by using the "Record Browser".
  910.  
  911.  step 1
  912.  
  913.  If the "Record Browser" palette is not on screen, choose "Record Browser" 
  914. form the View menu to display it. On the browser there are five icons:
  915.  
  916.  See Fig 2.7 Record Browser palette
  917.  
  918.  The "Record Browser" also shows the current record number and the total 
  919. number of records in the database (you should be viewing Record 5 of 5).
  920.  
  921.  Click the first icon to view the first record in the database. The 
  922. browser should now indicate that you are viewing Record 1 of 5.
  923.  
  924.  Page 22
  925.  
  926.  step 2
  927.  
  928.  Click the "Next Record" icon to display the address of John Stuart Mill 
  929. and click again to display Descartes` address.
  930.  
  931.  step 3
  932.  
  933.  The Record Browser can be used quickly and easily to sequentially view 
  934. the records in your database. You can also use the menu or keyboard. 
  935. Choose Last from the Record menu to go to the last record, Martin Luther 
  936. King.
  937.  
  938.  step 4
  939.  
  940.  If you look at the menu commands on the Record menu you will notice a 
  941. black A followed by a letter to the right of the command. This is the 
  942. keyboard shortcut for the command. The shortcut for the Previous command 
  943. is A-,. This means for the shortcut, hold down the Right Amiga key and 
  944. press the Comma key.
  945.  
  946.  Press Right Amiga-, to go to the previous record, Ralph Waldo Emerson.
  947.  
  948.  2.8 Sorting Records
  949.  
  950.  The records in your database are not in any particular order, but you can 
  951. sort them alphabetically.
  952.  
  953.  Choose Sort from the Record menu to display the Sort requester (or click 
  954. the Sort icon on the toolbar).
  955.  
  956.  See Fig 2-7a Sort requester
  957.  
  958.  Form the Field pop-up in the Level 1 group, choose Name and ensure that 
  959. the Order is Ascend. Click OK and the records will be sorted by Name, 
  960. alphabetically from A to Z.
  961.  
  962.  Choose Save from the Project menu to Save the database to disk.
  963.  
  964.  Page 23
  965.  
  966.  2.9 Finding a Record
  967.  
  968.  As there are only five records in our database, it is not to difficult to 
  969. find a record you want using the browser. However, if there were several 
  970. hundred records, it would be difficult and time consuming.
  971.  
  972.  Finding records with Datastore is very easy using the Find command.
  973.  
  974.  step 1
  975.  
  976.  Press Right Amiga Shift-, to move to the first record in the database (or 
  977. choose First command, Record menu). Then choose Find from the Edit menu 
  978. and type John in the "Find What" text gadget. Select Name from the In pop- 
  979. up gadget.
  980.  
  981.  See Fig 2-8 Find requester
  982.  
  983.  step 2
  984.  
  985.  Click "Find Next" to find the first occurrence of John in the datavase. 
  986. The record of John Stuart Mill will appear (when the txt is found a 
  987. message appears in the Status Bar). Click Done to close the Find 
  988. requester.
  989.  
  990.  2.10 Using Reports to View The Database
  991.  
  992.  The reports feature of Datastore is very powerful and allows you to 
  993. create different sets of data in different ways. Reports can be viewed on 
  994. screen, printed or output to a file for inclusion in a word processor like 
  995. Digita Wordworth.
  996.  
  997.  Step 1
  998.  
  999.  Choose Report from the Record menu.
  1000.  
  1001.  The list contains all previously created reports which can be recalled, 
  1002. deleted or edited. There is also one permanent report at the top, 
  1003. "Database Statistics". Click View to view this report.
  1004.  
  1005.  Page 24
  1006.  
  1007.  See Fig 2-9 "Database Statistics" report window
  1008.  
  1009.  Choose "Close Report" from the Project menu to close the window.
  1010.  
  1011.  step 2
  1012.  
  1013.  To create a report, again choose Report from the Record menu and then 
  1014. click New. Delete the contents of the "Report Name" gadget, type 
  1015. YearOfBirth and press the Return key.
  1016.  
  1017.  See Fig 2-10 "New Report" requester
  1018.  
  1019.  step 3
  1020.  
  1021.  The list gadget on the left contains all of the fields in the database 
  1022. and the list on the right contains all of the fields which will appear on 
  1023. the report.
  1024.  
  1025.  Page 25
  1026.  
  1027.  Select "YearOfBirth" from the "Available Fields" list and click the >> 
  1028. button to copy it into the "Chosen Fields" list, then select Name from the 
  1029. first list and copy it into the second list.
  1030.  
  1031.  The fields in the "Chosen Fields" list are in the order that they would 
  1032. appear on the report. In this report, "YearOfBirth" should follow Name. To 
  1033. swap them around, select the Name entry and click "Move Before" to move it 
  1034. up the list.
  1035.  
  1036.  step 4
  1037.  
  1038.  Click OK to close the "New Report" requester and then click View to see 
  1039. the report in its own separate window.
  1040.  
  1041.  See Fig 2-11 "Years Of Birth" report window
  1042.  
  1043.  Click the window close gadget in the top left corner of the window to 
  1044. close the Report and return to the database.
  1045.  
  1046.  2.11 Quitting Datastore
  1047.  
  1048.  Choose the "Quit Datastore" command from the Project menu to close all 
  1049. database files that are open and exit Datastore. A requester will appear 
  1050. informing you that the "My Address Book" database has been changed since 
  1051. it was last saved (reminding you to save the file before it is closed).
  1052.  
  1053.  Click Yes to save the database, close the file and exit Datastore.
  1054.  
  1055.  Page 26
  1056.  
  1057. --------------------------------
  1058. TUTORIALS 3 - Advanced Features
  1059. --------------------------------
  1060.  
  1061.  This tutorial is for people with database experience who understand the 
  1062. basic concepts of Datastore and the Amiga. It uses the Address Book 
  1063. created in the earlier tutorials and changes it into a members database 
  1064. for a small club.
  1065.  
  1066.  3.1 Changing a Record Design
  1067.  
  1068.  This section covers many aspects of changing the design of a record. 
  1069. Adding new fields, re-sizing and moving existing fields, as well as more 
  1070. advanced formatting features.
  1071.  
  1072.  Fields can be moved anywhere on the record and when positioned, snap to 
  1073. the on screen grid; this keeps them in alignment. You can switch off the 
  1074. option using the "Snap To Grid?" command (Settings menu). (For this 
  1075. tutorial leave this setting on.)
  1076.  
  1077.  step 1
  1078.  
  1079.  Choose Open from the Project menu select "My Address Book" from the list 
  1080. and choose Information from the Edit menu.
  1081.  
  1082.  step 2
  1083.  
  1084.  One way a field can be moved and sized is using the Information 
  1085. requester.
  1086.  
  1087.  Select the Name filed so that handles (small boxes) appear along the 
  1088. sides and choose Information from the Design menu.
  1089.  
  1090.  When the "Field Information" requester appears type in the following in 
  1091. the Position gadgets:
  1092.  
  1093.  Position-"From Left": 0.25 in
  1094.  Position-" From Top": 0.50 in
  1095.  Position-Width: 4.50 in
  1096.  Position-Height: leave unchanged
  1097.  
  1098.  Click OK and the field will move and shrink to its new position.
  1099.  
  1100.  step 3
  1101.  
  1102.  The second way of moving a field is by clicking and dragging it to a new 
  1103. position.
  1104.  
  1105.  Select the Address field and, with the Mouse Selection Button still 
  1106. depressed, drag the field to just below the Name field.
  1107.  
  1108.  Page 27
  1109.  
  1110.  See Fig 3-1 Field being dragged
  1111.  
  1112.  step 4
  1113.  
  1114.  A field can also be sized using the mouse. Select the Address field so 
  1115. that the handles appear. Move the pointer to the handle on the right 
  1116. corner of the field and double ended arrow will appear, this is the Re- 
  1117. sizing Pointer.
  1118.  
  1119.  See Fig 3-2 Field being sized
  1120.  
  1121.  With the re-sizing pointer still shown, click and drag the field outline 
  1122. to the left so that it is the same width as the Name field.
  1123.  
  1124.  Page 28
  1125.  
  1126.  step 5
  1127.  
  1128.  As you can see, the Name and Address field outlines touch causing a large 
  1129. black line.
  1130.  
  1131.  Double-click the Name field to display the "Field Information" requester, 
  1132. deselect the "Show Box" checkbox and click OK. This turns off the outline 
  1133. around the field data entry area.
  1134.  
  1135.  Now do the same for the Address Field.
  1136.  
  1137.  step 6
  1138.  
  1139.  Select the "YearOfBirth" field and choose Information (Design menu).
  1140.  
  1141.  Type the following (the Height should remain unchanged):
  1142.  
  1143.  Position-"From Left": 5.00 in
  1144.  Position-"From Top": 0.50 in
  1145.  Position-Width: 2.25 in
  1146.  Set the "Field Settings"-"Show Box" Off.
  1147.  
  1148.  Click OK.
  1149.  
  1150.  Step 7
  1151.  
  1152.  Select the title caption and choose Information (Design menu). Delete 
  1153. Address Book from the "Caption Text" gadget and type Philosophers Club.
  1154.  
  1155.  Finally, change the Position-"From Left" gadget to 3.00 in and click OK.
  1156.  
  1157.  3.2 Saving The Database Using a Different Name
  1158.  
  1159.  As the database is now evolving into something quite different, it is a 
  1160. good time to re-save using a different file name. Choose "Save As" 
  1161. (Project menu), in the File gadget type Philosophers Club and click Save.
  1162.  
  1163.  3.3 Creating New Fields
  1164.  
  1165.  Now create a few more fields for the new database "Philosophers Club".
  1166.  
  1167.  step 1
  1168.  
  1169.  The first new filed to add to the club database is the type of 
  1170. membership. As there are only three type of membership for the club, a 
  1171. "Preset list" field type can be used.
  1172.  
  1173.  Choose "Create Field" (Design menu), draw a field on the record and type 
  1174. the following information:
  1175.  
  1176.  Position-"From Left": 5.00 in
  1177.  Position-"From Top": 0.75 in
  1178.  Position-Width: 2.25 in
  1179.  Position-Height: 0.25 in
  1180.  "Field Settings"-Name: Membership
  1181.  Set the "Field Settings"-Type to "Preset List".
  1182.  Set the "Field Settings"-"Show Bow" Off.
  1183.  
  1184.  step 2
  1185.  
  1186.  Click the "Type Options" button to display the "Preset Field Options" 
  1187. requester.
  1188.  
  1189.  Page 29
  1190.  
  1191.  See Fig 3-3 "Preset List Field Options" requester
  1192.  
  1193.  For this field, three items need to be created. Click New and type 
  1194. Student and then press the Return key. Do the same for Adult and OAP. 
  1195. Click OK and then OK again.
  1196.  
  1197.  step 3
  1198.  
  1199.  Create two more fields beneath Membership with the following:
  1200.  
  1201.  First field:
  1202.  
  1203.  "Field Settings"-Name: Paid
  1204.  "Field Settings"-Type: Number
  1205.  "Field Settings"-Show Box": Off
  1206.  Position-"From Left": 5.00 in
  1207.  Position-"From Top": 1.00 in
  1208.  Position-Width: 2.25 in
  1209.  Position-Height: 0.25 in
  1210.  
  1211.  Click the "Type Options" button to display the "number Field Options" 
  1212. requester. From the Type list gadget, select "Currency, Two Decimals", 
  1213. click OK and the OK again.
  1214.  
  1215.  Second Field:
  1216.  
  1217.  "Field Settings"-Name: Paid
  1218.  "Field Settings"-Type: Number
  1219.  "Field Settings"-"Show Box" Off.
  1220.  Position-"From Left": 5.00 in
  1221.  Position-"From Top": 1.25 in
  1222.  Position-Width: 2.25 in
  1223.  Position-Height: 0.25 in
  1224.  
  1225.  Page 30
  1226.  
  1227.  Click "Type Options" and from the Type list gadget, select "Currency, Two 
  1228. Decimals". Click OK and then OK again.
  1229.  
  1230.  step 4
  1231.  
  1232.  Now create a field that will calculate the amount of subscriptions due, 
  1233. by subtracting the Subs Paid field from the Subs field. This is done by 
  1234. creating a computed field, which is essentially a number field that 
  1235. calculates its contents from other fields.
  1236.  
  1237.  "Field Settings"-Name: Due
  1238.  "Field Settings"-Type: Number
  1239.  "Field Settings"-"Show Box" Off.
  1240.  Position-"From Left": 5.00 in
  1241.  Position-"From Top": 1.50 in
  1242.  Position-Width: 2.25 in
  1243.  Position-Height: 0.25 in
  1244.  
  1245.  Click "Type Options" and from the Type list gadget, select "Currency, Two 
  1246. Decimals". Then type Subs-Paid in the Compute text gadget, click OK and 
  1247. then OK again.
  1248.  
  1249.  See Fig 3-4 "Number Field Options" requester
  1250.  
  1251.  step 5
  1252.  
  1253.  Now create a picture field for storing small icons relating to the type 
  1254. of activity the person wants to do in the club (football, tennis or 
  1255. swimming).
  1256.  
  1257.  Choose "Create Field" (Design menu) and draw a box outline below the due 
  1258. field, then select Picture from the "Field Settings"-Type pop-up gadget.
  1259.  
  1260.  Page 31
  1261.  
  1262.  Ensure "Show Name" and "Show Box" are selected and type the following 
  1263. values in the Position gadgets:
  1264.  
  1265.  Position-"From Left": 5.00 in
  1266.  Position-"From Top": 1.75 in
  1267.  Position-Width: 2.25 in
  1268.  Position-Height: 0.75 in
  1269.  "Field Settings"-Name: Activity
  1270.  "Field Settings"-"Show Box" On.
  1271.  
  1272.  Click OK
  1273.  
  1274.  step 6
  1275.  
  1276.  The last field will be for general comments. Create a field beneath 
  1277. Address.
  1278.  
  1279.  See Fig 3-5 Comments field
  1280.  
  1281.  Position-"From Left": 0.25 in
  1282.  Position-"From Top": 2.00 in
  1283.  Position-Width: 4.50 in
  1284.  Position-Height: 0.50 in
  1285.  "Field Settings"-Name: Comments
  1286.  
  1287.  Leave "Show Name" selected but deselect "Show Box"
  1288.  
  1289.  Click OK.
  1290.  
  1291.  step 7
  1292.  
  1293.  Choose Box from the "Create Other" command (Design menu) and drag an 
  1294. outline from the top left corner of the record to the bottom right. Select 
  1295. "Light Green" from the "Fill Colour" pop-up gadget (if it is not already 
  1296. selected) and click OK.
  1297.  
  1298.  All items drawn onto the record have their own `layer`. Any other item 
  1299. can move in front, or behind this layer with the commands "Move 
  1300. backward/Forward" or "Send To Back/Bring To Front" (Design menu). In this 
  1301. way you can arrange any number of items overlapping each other; this gives 
  1302. great flexibility when designing records.
  1303.  
  1304.  Page 32
  1305.  
  1306.  With the box still selected, Choose "Send To Back" (Design menu) to move 
  1307. the box behind all of the fields and captions on the record.
  1308.  
  1309.  See Fig 3-6 Box item
  1310.  
  1311.  3.4 Validating Field Entries
  1312.  
  1313.  Validating a field can be extremely useful. In this example, a condition 
  1314. can be added to the Subs field to disallow an entry of less or more than 
  1315. 100.
  1316.  
  1317.  step 1
  1318.  
  1319.  Double-click the Subs fields and click the Condition button in the 
  1320. Information requester.
  1321.  
  1322.  See Fig 3-7 "Field Condition" requester
  1323.  
  1324.  Page 33
  1325.  
  1326.  Select "is greater than or equals" from the second pop-up and type 0 in 
  1327. the text gadget. This means that any amount that is 0 or more will be 
  1328. accepted.
  1329.  
  1330.  step 2
  1331.  
  1332.  Select And from the Operator pop-up gadget, select "is less than or 
  1333. equals" from the second pop-up of the "Second Condition" group, and type 
  1334. 100 in the text gadget.
  1335.  
  1336.  The combination of these two conditions restricts anyone to typing a 
  1337. number between 0-100 (inclusive) in the field. Click OK and then OK again.
  1338.  
  1339.  step 3
  1340.  
  1341.  Repeat steps 1 and 2 for the Paid field.
  1342.  
  1343. -----------------------------------------------------------------------
  1344. IMPORTANT Do not forget to save regularly in case of power or system 
  1345. failure
  1346. -----------------------------------------------------------------------
  1347.  
  1348.  step 4
  1349.  
  1350.  Choose "Edit Records" (Edit menu) and move to the first record in the 
  1351. database using the First command (Record menu).
  1352.  
  1353.  Ensure that the Insertion Cursor is in the first field by clicking in it 
  1354. with the mouse pointer, then press the Tab key three times to move to 
  1355. Membership field. As this field is a "Preset List", a requester will 
  1356. appear with a list of entries from which to select.
  1357.  
  1358.  See Fig 3-8 "Preset List" requester
  1359.  
  1360.  Select Student from the list gadget. Click OK to return to the record (or 
  1361. double-click an entry to select it and return to the record).
  1362.  
  1363.  step 5
  1364.  
  1365.  Press Tab to move to the Suns field and type 50.00, then press Tab to 
  1366. move to Paid and type 25. Press Tab to move to the Comments field; notice 
  1367. that the Due field is automatically calculated from the two previous 
  1368. fields.
  1369.  
  1370.  Leave the Comments field blank and press Tab again.
  1371.  
  1372.  Page 34
  1373.  
  1374.  step 6
  1375.  
  1376.  When you press Tab on the last field (Comments), the cursor returns to 
  1377. the first field (Name). This is because the Tab key cycles through all of 
  1378. the fields on the record moving from top to bottom in a left-to-right 
  1379. sequence. Pressing tab on the bottom field moves the cursor in the first 
  1380. field (shift-Tab moves backwards).
  1381.  
  1382.  To use the Picture field, you need to click on it. Click the Picture 
  1383. field and a file requester appears.
  1384.  
  1385.  See Fig 3-9 "Picture Field" file requester
  1386.  
  1387.  Select Tennis from the list and click Insert.
  1388.  
  1389.  step 7
  1390.  
  1391.  Go through each record adding the following information:
  1392.  
  1393.  NAME                 MEMBERSHIP  SUBS   PAID   ACTIVITY
  1394.  
  1395.  Descartes            O.A.P.      10     10     Football
  1396.  John Stuart Mill     Adult       25     20     Swimming
  1397.  Martin Luther King   Adult       50      5     Tennis
  1398.  Ralph Waldo Emerson  O.A.P.      10      0     Football
  1399.  
  1400.  3.5 Viewing Sets of Records
  1401.  
  1402.  If a database consists of many records, it would be convenient to view 
  1403. only records that match a specific requirement. For example, just people 
  1404. who have not paid all of their bills; or all the people living in a 
  1405. particular town.
  1406.  
  1407.  One a subset of records has been created, the subset can be exported to a 
  1408. word processor like Digita Wordworth, to another database, or even to a 
  1409. mailing program like Digita Mailshot Plus.
  1410.  
  1411.  To separate records into a subset, you use the query command.
  1412.  
  1413.  Page 35
  1414.  
  1415.  step 1
  1416.  
  1417.  Choose Query from the Record menu to display the Query requester.
  1418.  
  1419.  See Fig 3-10 Query requester
  1420.  
  1421.  Click New to display the "New Query" requester so that a query can be 
  1422. created for all of the people in the club whose subs are overdue.
  1423.  
  1424.  See Fig 3-11 "New Query" requester
  1425.  
  1426.  step 2
  1427.  
  1428.  Replace the contents of the "Query Name" text gadget with Overdue Subs. 
  1429. Select Due from the first pop-up in the "First Condition" group, select 
  1430. "is greater than" from the second pop-up and type 0 in the text gadget.
  1431.  
  1432.  Page 36
  1433.  
  1434.  In this example, the query will display any record that has more than 
  1435. zero in the Due field (in-other-words, members who owe subs). Click OK to 
  1436. return to the Query requester and the "Overdue Subs" query appears in the 
  1437. list. Click Done.
  1438.  
  1439.  3.6 Using a Query
  1440.  
  1441.  A query can be applied to the database at any time to create a subset.
  1442.  
  1443.  step 1
  1444.  
  1445.  Choose Query (Record menu), select "Overdue Subs" from the list by 
  1446. pressing the Down Arrow key, and click Use.
  1447.  
  1448.  step 2
  1449.  
  1450.  The "Record Browser" can be used to easily navigate through the subset of 
  1451. records which you have just created using the "Overdue Subs" query (it 
  1452. displays the current record number and the number of records in the file 
  1453. (subset in this example)).
  1454.  
  1455.  step 3
  1456.  
  1457.  Return to the whole database by choosing Query (Record menu), select 
  1458. "Show All Records" and click Use.
  1459.  
  1460.  3.7 Using Reports
  1461.  
  1462.  Reports are used to display lists of information from the records in a 
  1463. database. The reports can be viewed on screen, printed or saved as a disk 
  1464. file for use with other programs.
  1465.  
  1466.  step 1
  1467.  
  1468.  Choose Report from the Record menu and click New. Type Overdue Subs in 
  1469. the "Report Name" text gadget, replacing the default contents. Select Name 
  1470. from the "Available Fields" list gadget and click the >> button. Next, 
  1471. select the following fields from the first list gadget and click >> after 
  1472. each, to move them into the "Chosen Fields" list: Membership, Subs, Paid, 
  1473. Due.
  1474.  
  1475.  Ensure the checkbox "Include Field Headings" is selected.
  1476.  
  1477.  step 2
  1478.  
  1479.  Next click the Titles button to display the "Report Titles" requester.
  1480.  
  1481.  Type Overdue Subs Report for (type an extra space at the end) in the Text 
  1482. gadget in the "Page Header" group. Select "Current Date" from the "Special 
  1483. Codes" pop-up to insert the special code for current date. Finally, select 
  1484. Centre from the Justify pop-up.
  1485.  
  1486.  step 3
  1487.  
  1488.  Type Page (with an extra space afterwards) in the Text gadget in the 
  1489. "Page Footer" group, select "page Number" from the pop-up gadget to the 
  1490. right, and select Centre from the Justify pop-up. Click OK to return to 
  1491. the "New Report" requester.
  1492.  
  1493.  Click OK again to return to the Report requester, and click the close 
  1494. gadget on the requester to close the requester without viewing the report.
  1495.  
  1496.  Page 37
  1497.  
  1498.  See Fig 3-12 "Report Titles" requester
  1499.  
  1500.  3.8 Applying a Query to a Report
  1501.  
  1502.  This report relates to those members of the club who still owe money.
  1503.  
  1504.  step 1
  1505.  
  1506.  Choose Report (Record menu) and select "Overdue Subs List" from the list. 
  1507. Click Edit to edit the report and click the Query button.
  1508.  
  1509.  Select the query "Overdue Subs" from the list, click Use then click OK to 
  1510. return to the Reports requester. Click View to view the "Overdue Subs 
  1511. List" report for today.
  1512.  
  1513.  step 2
  1514.  
  1515.  The information does not quite fit on the page, use the Printer 
  1516. Preferences program (this is contained on the Amiga Workbench disk) and 
  1517. change the "Print Pitch" to Elite or Fine. It may be necessary to change 
  1518. the "Paper Format" to a larger page size and adjust the margins to allow 
  1519. more characters on the page. For more information about printing and 
  1520. Workbench refer to your Workbench User Guide.
  1521.  
  1522.  step 3
  1523.  
  1524.  There are three buttons at the top of the Report , on the "Report 
  1525. Ribbon", which performs the commands "Previous Page", "Next Page" and 
  1526. "Print". The "Previous Page" and "Next Page" buttons are available when 
  1527. more than one page has been created.
  1528.  
  1529.  Close the Report Window, either by clicking the window close gadget or 
  1530. choosing the "Close Report" command (Project menu).
  1531.  
  1532. -----------------------------------------------------------------------
  1533. IMPORTANT If memory is getting low, the pages of a report are created in 
  1534. real-time and may therefore be slightly slower than usual.
  1535. -----------------------------------------------------------------------
  1536.  
  1537.  Page 38
  1538.  
  1539.  3.9 Protecting The Database
  1540.  
  1541.  Datastore can add a password to any saved file so that it is protected 
  1542. from prying eyes. Creating passwords, opening protected files and changing 
  1543. passwords are covered in this section.
  1544.  
  1545. -----------------------------------------------------------------------
  1546. IMPORTANT If you use passwords, remember them! Due to the nature of the 
  1547. encryption in Datastore, Digita is not able to help recover files with 
  1548. lost passwords.
  1549. -----------------------------------------------------------------------
  1550.  step 1
  1551.  
  1552.  Choose File from the "Change Settings" submenu (Settings menu) to display 
  1553. the "File Settings" requester. Select the checkbox "Save Password With 
  1554. File" and click OK.
  1555.  
  1556.  See Fig 3-13 "File Settings" requester
  1557.  
  1558.  step 2
  1559.  
  1560.  Choose "Save As" (Project menu) and a small requester will appear asking 
  1561. you to type the password for the file. Use a password that combines both 
  1562. letters and numbers for maximum security and make sure you do not forget 
  1563. it. Then click OK>
  1564.  
  1565.  step 3
  1566.  
  1567.  In the File gadget on the file requester type Protected Club and press 
  1568. the Return key to Save (you will be prompted to replace the existing file 
  1569. if appropriate).
  1570.  
  1571.  step 4
  1572.  
  1573.  Choose Open from the Project menu, select the file Protected Club and 
  1574. click Open. Before the file opened, as it is password protected, a 
  1575. requester will appear asking you to type the password. An error message 
  1576. will appear if you appear if you get the password wrong.
  1577.  
  1578.  If you want to change the password, first open the protected file, choose 
  1579. "Save As" (Project menu", and you will be prompted for a new password.
  1580.  
  1581.  Page 39
  1582.  
  1583.  3.10 Using Librarian
  1584.  
  1585.  Librarian is used for storing text which can then be inserted quickly and 
  1586. easily many times.
  1587.  
  1588.  step 1
  1589.  
  1590.  Choose Librarian from the Edit menu. Click New, type This member has 
  1591. special dispensation rate in the text gadget and press the Return key, 
  1592. Notice that the text has been added to the list. Click the close gadget to 
  1593. close the requester.
  1594.  
  1595.  See Fig 3-14 Closing the Librarian requester
  1596.  
  1597.  step 2
  1598.  
  1599.  Using the "Record Browser", search through the records until the record 
  1600. "John Stuart Mill" appears. Click the Comments field and choose Librarian 
  1601. (Edit menu). Double-click the list entry This member has special.. and the 
  1602. text will be inserted into the Comments field automatically. Notice that, 
  1603. unless you click the window close gadget, Librarian will remain on the 
  1604. screen while you continue work.
  1605.  
  1606.  3.11 EasyStart Templates
  1607.  
  1608.  EasyStart Templates will give you a head-start when creating a new 
  1609. database. They do this by using an existing record design which is blank.
  1610.  
  1611.  There are many different EasyStart Templates supplied with Datastore, and 
  1612. you may find it quicker to modify one of these databases than create your 
  1613. own from scratch.
  1614.  
  1615.  Choose New (Project menu), select the template you want from the list 
  1616. gadget (select "Blank Record" if you do not want to use a template). 
  1617. Notice that a description of the template appears in the box beneath the 
  1618. list gadget (if it exists).
  1619.  
  1620.  Click New and the template will open into a window called "untitled".
  1621.  
  1622.  Page 40
  1623.  
  1624.  See Fig 3-15 Template requester
  1625.  
  1626.  There is no special procedure for creating templates. Datastore looks at 
  1627. the files in the same destination as the Open command and will use any of 
  1628. them as templates.
  1629.  
  1630.  To change the template description, select the database icon on the 
  1631. "Workbench Screen" and choose Information from the Workbench-Icons menu. 
  1632. Type the text that you wish to appear in the Comments text gadget, press 
  1633. the Return key and click Save.
  1634.  
  1635.  3-12 Creating a New Datastore File From a Subset of Records
  1636.  
  1637.  You can create a new Datastore file from a subset of records quickly and 
  1638. easily.
  1639.  
  1640.  step 1
  1641.  
  1642.  Use the Query command (Record menu) to separate the records into the 
  1643. subset required. Choose "Export Data" from the Project menu, ensure the 
  1644. "Datastore File" radio button is selected on the "Export Data" requester 
  1645. and click Export.
  1646.  
  1647.  step 2
  1648.  
  1649.  Type your file name in the File gadget in the "Export Data File" file 
  1650. requester and click Export. The export database will contain the current 
  1651. subset of records as well as the record design.
  1652.  
  1653.  Page 41
  1654.  
  1655. -------------------------------------
  1656.  USING DATASTORE WITH OTHER PROGRAMS
  1657. -------------------------------------
  1658.  
  1659.  Importing
  1660.  
  1661.  Datastore can use data from many other applications, provided the file is 
  1662. ASCII format (the industry standard - plain text format). For example, 
  1663. spreadsheets from Turbocalc, databases from Superbase or mailing lists 
  1664. from Digita Mailshot Plus.
  1665.  
  1666.  step 1
  1667.  
  1668.  Export the file from Turbocalc or any other program in ASCII format.
  1669.  
  1670.  step 2
  1671.  
  1672.  Start Datastore and choose File from the "Change Settings" submenu 
  1673. (Settings menu) and select "Turbocalc and Superbase (CSV)" from the Format 
  1674. pop-up gadget.
  1675.  
  1676.  See Fig 4 "File Settings" requester
  1677.  
  1678.  This pop-up defines how the ASCII file is structured. Turbocalc separates 
  1679. each field with a comma and each record with a line feed. Other programs 
  1680. use different combinations of separators and therefore when importing or 
  1681. exporting data, using the correct format is important.
  1682.  
  1683.  Click OK
  1684.  
  1685.  step 2
  1686.  
  1687.  Choose "Import Data" from the Project menu, select the file you created 
  1688. in step 1 and click Import. Datastore will try and import the data into 
  1689. the current database.
  1690.  
  1691.  If no fields have been created, and Datastore is in "Change Design" mode 
  1692. it will create its own record layout for the data file by creating the 
  1693. fields as it comes across them. Datastore can only do this if the first 
  1694. record of the data contains a header (or, the field Names as a separate 
  1695. record).
  1696.  
  1697.  Page 42
  1698.  
  1699.  Exporting
  1700.  
  1701.  Datastore can export any record data held within the database as a 
  1702. separate ASCII data file. This means that programs such as Digit Wordworth 
  1703. can use this information and then, for example, produce a mail merge with 
  1704. a form letter.
  1705.  
  1706.  step 1
  1707.  
  1708.  Use the Query command (Record menu) to either "Show All Records" or 
  1709. separate the records into subset. Choose File from the "Change Settings" 
  1710. submenu (Settings menu" and select the file format option you want from 
  1711. the Format pop-up gadget.
  1712.  
  1713.  This pop-up defines how the ASCII file is structured. Some programs use 
  1714. different combinations of field and record separators to others and 
  1715. therefore when exporting data, the correct format needs to be set from 
  1716. this gadget.
  1717.  
  1718.  step 2
  1719.  
  1720.  Choose "Export Data" from the Project menu, select the "ASCII Data File" 
  1721. radio button from the "Export Data" requester and click Export. Then, when 
  1722. the "Export Data File" requester appears, type your name in the File 
  1723. gadget and click Export.
  1724.  
  1725.  Page 43
  1726.